صورت مغایرت بانکی

همانگونه که اطلاع دارید تهیه صورت مغایرت بانکی به سه روش انجام می‌پذیرد:

شیوه اول: تهیه صورت مغایرت بانکی برمبنای مانده حساب جاری طبق دفاتر سازمان

شیوه دوم: تهیه صورت مغایرت بانکی برمبنای مانده حساب جاری طبق صورتحساب بانک

شیوه سوم: تهیه صورت مغایرت بانکی برمبنای مانده واقعی

جهت مطالعه به ادامه مطلب بروید...

تهیه‌کنندگان صورت مغایرت بانکی اصولا شیوه سوم را به دلیل اعلام مانده واقعی شیوه بهتری می‌دانند، اما واقعیت این است که مانده واقعی مذکورفاقد ارزش محاسباتی است.یعنی مانده حساب در دفاتر سازمان را به میزان واقعی ذکر شده در صورت‌مغایرت تهیه شده نمی‌توان اصلاح کرد، زیرا عملیات حسابداری بلافاصله بعد از خاتمه ماه و در آغاز ماه جدید بدون وقفه و توقف ادامه پیدا می‌کند، اما صورت‌مغایرت عملا زمانی تهیه و ارائه می‌شود که مسلما چند روزی از آغاز ماه سپری و عملیات ماه جاری نیز در دفاتر ثبت شده و مانده حساب جاری در دفاتر سازمان و نیز این مانده درصورت‌حساب بانک به ارقام دیگری تغییر یافته است. لذا تلقی ارقام مندرج در صورت‌مغایرتی که به این شیوه تهیه می‌شود به‌عنوان مانده واقعی صرفا جنبه صوری دارد. از سوی دیگر همواره حسابدارانی که مسئول تهیه صورت‌مغایرت بانکی هستند عموما درتحلیل اقلام مورد مغایرت و این‌که بالاخره اقلام فوق به کدام مانده اضافه و یا از آن کم شود دچار اشکال و اشتباه و سردرگمی می‌شوند و مهم‌تر این‌که مدل‌‌های مذکور در مواردی کاربرد و قابلیت استفاده دارد که تعداد اقلام مورد مغایرت معدود و انگشت‌شمار بوده و اصولا صورت‌مغایرت تهیه شده در یک صفحه ( و فقط یک صفحه) قابلیت نمایش داشته باشند. 

به عبارت دیگر اگر تعداد اقلام مورد مغایرت بسیار زیاد شد که این امر در سازمانهای بزرگ – دولتی یا خصوصی و تعاون- همواره مشاهده می‌شود و این وضعیت از معضلات و مشکلات دستگاه‌های اجرائی و بخش‌های دیگر است. مدل‌های سه‌گانه ارائه شده خصوصا با توجه به زحمات مهم آن‌ها، مطلوب به‌نظر نمی‌رسد و برای رفع مغایرت موجود نیز حسابداران را چندان یاری نمی‌رساند. 

در شیوه جدید پیشنهادی که نام آن را روش تهیه صورت‌مغایرت بانمکی برمبنای صفر ویا روش ریاضی نامیده می‌شود به این نکته توجه می‌شود که اساسا در ابتدای زمان افتتاح حساب بانکی یعنی نقطه صفر وضعیت ثبت‌های حسابداری مربوطه در دفتر کل فرم Tسازمان و دفاتر بانک به صورت زیر خواهد بود.  

  دفاتر سازمان

                        بدهکار                                          بستانکار

    وجه واریزی برای افتتاح

                حساب A

                                            صورت‌حساب بانک

            بدهکار                                                    بستانکار

    وجه واریزی برای افتتاح

    حساب C

      حالت اول                              A= C

پس از شروع به کار حساب و انجام عملیات بانکی وضعیت زیر ایجاد خواهد شد:

                                          دفاتر سازمان

            بدهکار                                                    بستانکار

      وجه واریزی برای افتتاح حساب A                جمع مبلغ وجوه پرداخت شده B

                                                ____      مانده نقل به پایین ( م/ ن/ پ )          M1

                                                A                                                         B + M1

                                                ____

مانده نقد از بالا ( م/ ن/ ب)  M1      

در دفاتر سازمان جمع ارقام طرف بدهکار (A) از جمع اقلام طرف بستانکار (B  ) بیشتر است، پس 

B + M1 = A

                                   صورت‌حساب بانک

            بدهکار                                                    بستانکار

     جمع مبلغ وجوه برداشت شده D       وجه واریزی برای افتتاح حساب  C

                                                M2                  

                                                                                                               C    

مانده نقد به پایین ( م/ ن/ پ)                                                                                 

                                 D + M2              مانده نقل از بالا ( م/ ن/ ب )              M2

در دفاتر بانک جمع اقلام طرف بستانکار ( C‌ ) از جمع اقلام طرف بدهکار ( D ) بیشتر است، پس 

C = D + M2

اینک اگر به جای طرفین معادله ( 1 ) بالا عبارت مساوی آن‌ها را با توجه به معادلات فوق افزوده شود، معادله زیر که آن را می‌توان معادله بر مبنای صفر دانست حاصل و برقرار خواهد شد. 

حالت دوم               A + D + M2 = C + B + M1

 بدیهی است چنانچه اقلام مشابه یعنی اقلام که عینا در ستون بستانکار صورت‌حساب بانک ( C  ) و ستون بدهکار دفاتر سازمان ( A ) و نیز ستون بستانکار دفاتر سازمان ( B ) و ستون بدهکار صورت‌حساب بانک ( D ) وجود دارند از طرفین معادله فوق حذف شوند جمع ارقام باقی مانده ( اقلام باز یا ارقام تیک نشده ) نیز مساوی خواهند بود که اگر جمع ارقام باقی‌مانده در ستون‌های چهارگانه مذکور را به ترتیب و شرح زیر مشخص کنیم: 

A1 = جمع ارقام باز ستون بدهکار دفاتر سازمان

D1 = جمع ارقام باز ستون بدهکار صورت‌حساب بانک

C1 = جمع ارقام باز ستون بستانکار صورت‌حساب بانک

B1 = جمع ارقام باز ستون بستانکار دفاتر سازمان

معادله زیر را خواهیم داشت:

A1 + D1 + M2 = C1 + B1 + M1

اینک اگر معادله فوق را درفرم صورت‌حساب که دارای ستون‌های بدهکار و بستانکار می‌باشد و حسابداران با توجه به کارکرد روزمره این فرم آشنایی کامل دارند و جمع ارقام هر ستون به اول صفحات بعد قابل انتقال می‌باشد پیاده و ثبت کنیم مدل زیر نتیجه می‌شود: 

صورت‌مغایرات بانکی- بر مبنای صفر ( روش ریاضی )

ردیف	شرح	بدهکار	بستانکار
	مانده طبق دفاتر سازمان	M1
	مانده صورت‌حساب بانک		M2
الف	اقلام باز ستون بدهکار دفاتر سازمان		A1
ب	اقلام باز ستون بستانکاردفاتر سازمان	B1
پ	اقلام باز ستون بدهکارصورت‌حساب بانک		D1
ت	اقلام باز ستون بستانکار صورت‌حساب بانک	C1
موازنه		M1 + B1 + C1	M2 + A1 + D1

با توجه به مراتب فوق پیشنهاد می‌شود حسابداران در بخش دولتی ( و نیز بخش خصوصی و تعاون‌) با استفاده از فرم‌های صورت‌حساب که دارای ستون‌های ردیف، شرح، بدهکار، بستانکار می‌باشد، صورت مغایرات بانکی را به نحوی که دربالا گفته شد به نمونه زیر تهیه نمایند:

اصول کلی کار، کنارگذاشتن اقلام مشابه یعنی تیک‌کردن اقلام ستون بدهکار دفاتر سازمان با اقلام مشابه در ستون بستانکار صورت‌حساب بانک و نیز کنار گذاشتن اقلام مشابه یعنی تیک کردن اقلام ستون بستانکار در دفاتر سازمان با اقلام مشابه در ستون بدهکار صورت‌حساب بانک می‌باشد.

اقلام تیک نشده در چهار ستون:

بدهکار حساب جاری در دفاتر سازمان

بستانکار حساب جاری در دفاتر سازمان

بدهکار حساب جاری در صورت‌حساب بانک

بستانکار حساب جاری در صورت‌حساب بانک

قابل مشاهده خواهند بود.

اقلام باز ستون‌های چهارگانه فوق به ترتیب تاریخ - از تاریخ دورتر به تاریخ نزدیک‌تر- درصورت مغایرت ثبت و درج می‌شود.

صورت‌مغایرات بانکی حساب شماره ....

ردیف	شرح	بدهکار	بستانکار
	مانده حساب جاری طبق دفاتر سازمان در تاریخ . . .	×××
	مانده حساب جاری طبق صورت‌حساب بانک در تاریخ . . .		×××
الف	اقلام باز ستون بدهکار دفاتر سازمان
1	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و مشخصات سند حسابداری نوشته شود		×
2	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و مشخصات سند حسابداری نوشته شود		×
3	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و مشخصات سند حسابداری نوشته شود		×
ب	اقلام باز ستون بستانکار دفاتر سازمان
4	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و مشخصات سند حسابداری نوشته می‌شود	×
5	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و مشخصات سند حسابداری نوشته می‌شود	×
6	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و مشخصات سند حسابداری نوشته می‌شود	×
پ	اقلام باز ستون بدهکار صورت‌حساب بانک
7	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و تاریخ چک با اعلامیه بدهکار نوشته می‌شود		×
8	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و تاریخ چک با اعلامیه بدهکار نوشته می‌شود		×
9	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و تاریخ چک با اعلامیه بدهکار نوشته می‌شود		×
ت	اقلام باز ستون بستانکار صورت‌حساب بانک
10	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و تاریخ اعلامیه بستانکار نوشته می‌شود	×
11	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و تاریخ اعلامیه بستانکار نوشته می‌شود	×
12	مشخصات اقلام باز از جمله شماره و تاریخ اعلامیه بستانکار نوشته می‌شود	×
موازنه		×××	×××

همان‌طور که ملاحظه می‌شود این فرم به دلیل آشنا بودن حسابداران با آن و نیز قابلیت نقل جمع یک صفحه به صفحه بعد و طبقه‌بندی کلیه اقلام مورد مغایرت تحت عنوان چهار سرفصل شناخته شده ‌( که هیچگونه اشتباه تحلیل و در نتیجه سردرگمی در پشت اقلام در این شیوه متصور نمی‌باشد ) تسهیلات قابل ملاحظه‌ای در تهیه صورت‌مغایرت بانکی و نیز رفع سریع اقلام موردمغایرت در اختیار استفاده‌کنندگان می‌گذرد.

با اندکی دقت که همواره می‌تواند در یاد بماند قابل ملاحظه است که:

اقلام باز ستون‌های بدهکار دفاتر سازمان و صورت‌حساب بانک در ستون بستانکار صورت‌مغایرات و اقلام باز ستون‌های بستانکار دفاتر سازمان و صورت‌حساب بانک در ستون بدهکار صورت‌مغایرات درج و ثبت می‌شوند.

نحوه انجام رسیدگی و رفع مغایرت‌ها:

در مدل پیشنهادی تهیه صورت‌مغایرات بانکی برای اقلام باز ستون‌های بدهکار و بستانکار صورت‌حساب بانک یعنی سرفصل‌های پ و ت بالا می‌بایست مدارک و اعلامیه‌های بدهکار و بستانکار مربوطه را از بانک اخذ و پس از رسیدگی مبادرت به صدور اسناد حسابداری نمود تا بخشی از مغایرت حساب‌ها در مورد اقلام باز ستون‌های بدهکار و بستانکار دفاتر سازمان یعنی سرفصل‌های الف و ب بالا اقدامات کنترلی به شرح ذیل صورت می‌گیرد:

نحوه کنترل اقلام باز ستون بدهکار دفاتر سازمان:

سندهای حسابداری صادره که به موجب آن‌ها حساب جاری موردکنترل بدهکار شده است مورد بازبینی و بررسی مجدد قرار گرفته و علت عدم وجود رقم در صورتحساب بانک کشف و براساس نتایج حاصله تصمیم‌گیری می‌شود. به عنوان مثال اگر سند حسابداری معکوس برای اصلاح ثبت نادرست انجام شده صادر می‌شود و اگر سند برمبنای اعلامیه بستانکار صحیح صادر لکن بر اثر اشتباه بانک وجه در حساب سازمان دیگری عمل و منظور شده باشد موضوع اشتباه جهت انجام اصلاح لازم به بانک به صورت کتبی و شفاهی توضیح و تذکر داده می‌شود. بدیهی است مغایرت ایجاد شده در هر ماه در صورت مغایرت ماه یا ماه‌های بعد که سند حسابداری اصلاحی در آن تاریخ صادر و در دفاتر ثبت شده رفع شده و دیگر وجود نخواهد داشت.

نحوه کنترل اقلام باز ستون بستانکار دفاتر سازمان:

سندهای حسابداری صادره که به موجب آن‌ها حساب جاری بستانکار شده مورد بازبینی و بررسی مجدد قرار گرفته و علت عدم ثبت آن اقلام توسط بانک کشف و براساس نتایج حاصله اتخاذ تصمیم می‌شود. به‌عنوان مثال اگر چکی صادر و به ذینفع تسلیم شده لکن توسط وی جهت وصول به بانک ارائه شده باشد، با ذینفع تماس گرفته وعلت دریافت وجه چک مورد سوال و یادآوری قرار می‌گیرد. بدیهی است اگر چک نزد ذینفع مفقود شده باشد مراتب جهت عدم پرداخت وجه چک به غیر سریعا به بانک ذیربط اعلام و اصطلاحا مبلغ چک مسدود می‌شود.

سایر موارد کاربرد مدل پیشنهادی

مدل مذبور نه‌تنها برای تهیه صورت‌مغایرات بانکی می‌تواند مورداستفاده قرار گیرد، بلکه همواره درمواردی که بین حساب‌های متقابل سازمان‌های مختلف با یکدیگر اختلافات بروز نماید و کشف و رفع آن‌ها مدنظر باشد از مدل و شیوه پیشنهادی می‌توان موارد اختلاف را مشخص و در صورت‌حسابی درج و نتایج موردنظر را درکوتاه‌ترین زمان و با دقت کامل بدون نگرانی از بروز هرگونه اشتباه در تحلیل و ثبت ارقام به دست آورد. به عنوان مثال دو شخص حقیقی یا حقوقی درنظر دارند حساب جاری فیمابین خود را مورد کنترل قرار داده اقلام موردمغایرت را مشخص و درخصوص آن بحث وبررسی و اختلافات خود را حل و فصل کنند، در این حالت نیز مسلم است که:

اقلام که در بدهکار حساب دفاتر یکی از دو شخص ثبت شده است در فاتر شخص دوم در بستانکار حساب فیمابین باید ثبت باشد

همچنین

اقلامی کهدر بستانکار حساب دفاتر یکی از دو شخص ثبت شده است در دفاتر شخص دوم دربدهکار حساب فیمابین باید ثبت شده باشد که پس از تیک کردن اقلام مشابه و تهیه صورت مغایرت اقلام، امکان بررسی و رفع آنها فراهم می‌گردد.

در فرصتی مناسب با ذکر مثال عددی به تجزیه و تحلیل این روش خواهم پرداخت.