ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری

اسناد و مدارک مثبته:

به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، «اسناد مثبته» گفته می شود. مانند فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و ......

سند حسابداری:

برگه ای است که اطلاعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی قبل از ثبت در دفاتر حسابداری، در آن نوشته می شود و سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداری دفاتر حسابداری تنظیم می گردد.

دفاتر حسابداری:

کلیه رویدادها در دفاتر حسابداری ثبت می شوند. دفاتر حسابداری را می توان به دو گروه تقسیم کرد:
گروه اول، دفاتر رسمی یا قانونی، شامل دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل می باشد و گروه دوم، دفاتر غیر رسمی یا کمکی، که شامل دفاتر تأمین و سایر دفاتر مورد نیاز حسابداران می گردد.

۱- دفتر روزنامه عمومی : دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شوند.

مثال :

خانم فضیلت اخیراً پس از کسب مجوزهای لازم اقدام به تأسیس مؤسسه آموزش زبان دانا کرده است و طی آبان ماه ۱۳۷۶فعالیت های زیر در مؤسسه انجام شده است.

۱۳ آبان ماه – افتتاح حساب جاری شماره 3520 بانک رفاه کارگران شعبه وحدت و واریز 32000000 ریال به این حساب بابت سرمایه مؤسسه دانا، در قبال واریز این مبلغ به حساب جاری مؤسسه دانا، بانک یک برگ رسید بانکی به خانم فضیلت تحویل داد.

۶ آبان ماه – خرید نقدی یک دستگاه آپارتمان به بهای 30000000 ریال در قبال تحویل چک شماره 21501 مورخ ۶ آبان ماه 1376 به مبلغ 30000000 ریال از حساب جاری مؤسسه دانا، یک برگ رسید امضا شده از آقای معتمدی فروشنده آپارتمان دریافت گردید. همچنین تصویری از سند انتقال آپارتمان به عنوان سند مثبته این رویداد مالی تهیه شد.

۷ آبان ماه – خرید نسیه مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی به بهای 3500000 ریال. آقای مجیدی فاکتور فروش شماره 1703 مورخ 76/7/8 را به مؤسسه دانا تحویل داد.

8 آبان ماه – آقای فرشاد، مبلغ 10000000ریال به عنوان وام به حساب مؤسسه دانا واریز کرد. بانک یک برگ رسید بانکی مبنی بر واریز 10000000 به حساب 3520 مؤسسه دانا به آقای فرشاد تسلیم نمود که ایشان به مؤسسه تحویل داد.

۱۱ آبان ماه – خرید نسیه 7500000 ریال اثاثه از فروشگاه حسن پور. آقای حسن پور فاکتور فروش شماره 2211 مورخ 76/8/11 برای مؤسسه دانا ارسال کرد.

۱٤ آبان ماه – صدور تحویل چک شماره 21502 مورخ 76/8/14 به مبلغ 3000000 ریال به آقای مجیدی بابت طلب ایشان از مؤسسه دانا. در قبال تحویل این چک در همان روز یک برگ رسید چک دریافت گردید.

۱۸ آبان ماه – خریدی نقدی550/000 ریال صادر کرد و پس از اخذ رسید چک آن را به آقای کریمی تحویل داد.

مرحله ۱- این رویداد به شرح زیر تجزیه و تحلیل می شود.

دفتر کل:

عبارت است از مجموعه حساب هایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. نوشتن دفتر کل بعد از رویدادهای مالی در دفتر روزنامه انجام می گیرد.

برای ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل ابتدا رویداد مالی ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتیب زیر انجام می شود:

۱- پیدا کردن صفحه حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار شده است.
۲- نوشتن شماره رویداد مالی (شماره روزنامه) در ستون مربوطه در حساب دفتر کل
۳- ثبت تاریخ رویداد مالی در ستون تاریخ
٤- درج مبلغ بدهکار در ستون بدهکار
٥- نوشتن شرح مختصری از رویداد مالی در ستون شرح
۶- نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب
۷- درج شماره صفحه ای از دفتر کل که ردیف بدهکار رویداد مالی در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه
۸- محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط
۹- تعیین نوع مانده حساب در ستون تشخیص با نوشتن کلمه «بد» به جای بدهکار یا «بس» به جای بستانکار نمونه ای از انتقال رویداد مالی مؤسسه دانا به حسابهای دفتر کل شرح داده شده.

حساب: نقد و بانک دفتر کل صفحه ۱

شماره صفحه روزنامه	تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار	تشخیص	مانده
1
	13763ابانماه	سرمایه گذاری اولیه خانم فضیلت	۳۲٠٠٠٠٠٠		بد	۳۲٠٠٠٠٠٠
	6ابانماه	خرید یک دستگاه آپارتمان		۳٠٠٠٠٠٠٠	بد	۲٠٠٠٠٠٠
	8ابانماه	دریافت وام از آقای فرشاد	۱٠٠٠٠٠٠٠		بد	۱۲٠٠٠٠٠٠
	14ابانماه	پرداخت قسمتی از طلب آقای مجیدی		۳٠٠٠٠٠٠	بد	۹٠٠٠٠٠٠
	18ابانماه	خرید ملزومات اداری		٥٥٠٠٠٠	بد	۸٤٥٠٠٠٠

دفتر معین:

حساب های معین، مجموعه حساب های کمکی یا مکمل برخی از حساب های دفتر کل هستند.

حساب های معین                                                 حساب دفتر کل

در شکل می بینید که یک حساب دفتر کل (حسابهای پرداختنی) دارای چند حساب معین است، که در هر یک اطلاعاتی در مورد تک تک بستانکاران نوشته می شود. دفتر معین مستقیماً از روی سند حسابداری نوشته می شود. برای نشان دادن نحوه نوشتن دفتر معین از اطلاعات مؤسسه دانا استفاده می کنیم.

موسسه آموزش زبان دانا

سند حسابداری
 

شرح	عطف معین	معین	بدهکار	بستانکار
اثاثه حساب های پرداختنی فروشگاه مجید خرید مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی	۱	۳٥٠٠٠٠٠	۳٥٠٠٠٠٠	۳٥٠٠٠٠٠
			۳٥٠٠٠٠٠	۳٥٠٠٠٠٠

دفتر معین حساب های پرداختنی

حساب: فروشگاه مجید صفحه: ۱

شماره سند حسابداری	تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار	تشخیص	مانده
۳	13767ابانماه	خرید نسیه اثاثه		۳٥٠٠٠٠٠	بس	۳٥٠٠٠٠٠

تراز آزمایشی حساب های دفتر کل

فهرستی از نام و مانده کلیه حساب های دفتر کل در یک زمان مشخص، را تراز آزمایشی حساب های دفتر کل گویند، که معمولاً در پایان هر ماه تهیه می شوند و برای تهیه آنها مراحل زیر انجام می شود.
۱- نوشتن عنوان، شامل نام مؤسسه، نام گزارش و تاریخ گزارش
۲- نوشتن نام و مانده حساب های دفتر کل
۳- محاسبه جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار
٤- کشیدن دو خط موازی زیر ستون های جمع به منزله اتمام کار تهیه تراز آزمایشی است.

تراز آزمایشی زیر از مانده حساب های دفتر کل مؤسسه دانا در تاریخ 30 آبان ماه 1376 تهیه شده است.

موسسه آموزش زبان دانا

تراز آزمایشی 30 آبان ماه  1376

نام و حساب	مانده
	بدهکار	بستانکار
نقد و بانک ملزومات  اثاثه آپارتمان حساب های پرداختنی وام پرداختنی سرمایه خانم فضیلت	۸٤٥٠٠٠٠   ٥٥٠٠٠٠   ۱۱٠٠٠٠٠٠ ۳٠٠٠٠٠٠٠	۸٠٠٠٠٠٠  ۱٠٠٠٠٠٠٠ ۳۲٠٠٠٠٠٠
جمع	000/٠٠٠/50	000/٠٠٠/50

تراز نامه:

از روی تراز آزمایشی حساب های دفتر کل می توان تراز واحد اقتصادی تهیه کرد.
تراز آزمایشی مؤسسه دانا در تاریخ ۳٠ آبان ماه ۱۳۷۶ به شرح زیر می باشد.

موسسه آموزش زبان دانا

تراز نامه به تاریخ ۳٠ آبان ماه ۱۳۷۶ (ارقام به ریال)

دارائی ها نقد و بانک                  8450000 ملزومات                     550000 اثاثه                       ۱۱٠٠٠٠٠٠ آپارتمان                  ۳٠٠٠٠٠٠٠	بدهی ها حساب های پرداختنی           ۸٠٠٠٠٠٠ وام پرداختنی                 ۱٠٠٠٠٠٠٠  سرمایه سرمایه خانم فضیلت          ۳۲٠٠٠٠٠٠
جمع دارائی ها          ٥٠٠٠٠٠٠٠	جمع بدهی ها و سرمایه        ٥٠٠٠٠٠٠

درآمد و هزینه:

درآمد:

مبالغی که بابت ارائه خدمات به مشتریان، دریافت شده و یا در آینده دریافت خواهد شد «درآمد» نام دارد. درآمد موجب افزایش سرمایه و به هنگام افزایش بستانکار می گردد و مانده این حساب بستانکار خواهد شد.
درآمد مؤسسات خدماتی به صورت نقد یا نسیه کسب می شود.

-ارائه خدمات به صورت نقد:

چنانچه در زمان ارائه خدمات به مشتریان وجه آن نقداً دریافت شود در این صورت در معادله حسابداری از یک سو دارائی های مؤسسه و از سوی دیگر سرمایه مالک مؤسسه افزایش می یابد.

دارائی ها	=	بدهیها	+	سرمایه
+		0		+
دارائی (نقد و بانک) افزایش می یابد		بدهی تغییر نمییابد		سرمایه افزایش مییابد

- ارائه خدمات به صورت نسیه (درآمد غیر نقدی):

چنانچه یک مؤسسه، خدماتی برای مشتریان خود انجام دهد و وجه آن را بلافاصله دریافت نکند، در این صورت مشتری متعهد می شود حق الزحمه این خدمات را در آینده بپردازد.
تحقق درآمدهای غیر نقدی از یک سو موجب افزایش دارائی ها (حساب های دریافتنی) و از سوی دیگر موجب افزایش سرمایه در معادله می گردد.

هزینه:

مخارجی که یک مؤسسه برای ارائه خدمات به مشتریان و کسب درآمد متحمل می شود هزینه نام دارد. هزینه موجب کاهش سرمایه می گردد.

صورتحساب سود و زیان:

چگونگی و نتیجه فعالیت های یک واحد اقتصادی را طی یک دوره زمانی نشان می دهد.
هزینه ها – درآمدها = سود (زیان) خالص
سود خالص → هزینه ها < درآمدها
زیان خاص → هزینه ها > درآمدها

صورتحساب سود و زیان مؤسسه خدماتی از چهار بخش تشکیل شده است:

۱- عنوان: در این بخش اطلاعات مربوط به نام مؤسسه، نام صورتحساب در سه سطر درج می گردد.
۲- درآمدها: درآمدهای دوره مالی به تفکیک نوع نوشته و سپس جمع درآمدها محاسبه می گردد.
۳- هزینه ها: هزینه های دوره مالی به تفکیک نوع هزینه نوشته و سپس جمع هزینه ها محاسبه می گردد.
٤- سود و زیان خالص: ما به التفاوت جمع درآمدها و جمع هزینه ها تحت عنوان سود خالص نوشته می شود.